Phụng Trâm | 07.09.2020
Đối với bất kỳ sự kiện nào thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng là một khâu quan trọng nhất đối với những người làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Bởi nơi đây là điểm trực tiếp thể hiện các ý tưởng của bạn. Vậy nên khi bạn lựa chọn địa điểm tổ chức kiện giá rẻ hãy lưu ý 6 điểm sau đây.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực xã hội, giải trí, thể thao, thương mại,... thông qua rất nhiều hình thức như hội thảo, họp báo, triển lãm, lễ hội,... nhằm mục đích quảng bá và truyền đi những thông điệp mà người tổ chức sự kiện mong muốn đến với nhiều người hơn.
Nên chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? Điều này sẽ phụ thuộc nhiều vào tính chất sự kiện của công ty như: khánh thành, tiệc tất niên, lễ ra mắt sản phẩm thương hiệu mới,… để chúng ta sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Hà Nội phù hợp.
Khi chọn một vị trí để tổ chức event nào đó chúng ta không chỉ quan tâm đến vấn đề tổ chức sự kiện ở đâu rẻ mà còn cần phải xem xét rất nhiều yếu tố quan trọng khác như:
Trước khi lựa chọn, chúng ta cần phải khảo sát trước vị trí của trung tâm tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận tiên về mặt giao thông không? Nếu địa điểm tổ chức sự kiện nằm ở trung tâm thành phố sẽ dễ dàng cho việc di chuyển, còn lại, ban tổ chức cần tính đến các phương án hỗ trợ di chuyển cho khách mời.
Đặc biệt, đối với những sự kiện kéo dài trong nhiều ngày, bên cạnh việc quan tâm đến vị trí thuê làm nơi tổ chức, chúng ta cũng nên xem xét và bố trí nơi ở cho khách ở xa tại khách sạn hay resort gần địa điểm diễn ra sự kiện.
Trong trường hợp nếu như chúng ta tổ chức tiệc ăn uống nhưng lại không muốn dùng tiệc ngay tại sự kiện thì việc tìm kiếm địa điểm gần với nhà hàng có chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết. Chúng ta có thể khảo sát cả 2 địa điểm này để đưa ra đánh giá tốt nhất.
Bên cạnh đó, việc khảo sát cả các dịch vụ hỗ trợ xung quanh nơi diễn ra sự kiện cũng sẽ giúp những người tổ chức có cái nhìn tổng quan hất về khu vực sẽ tổ chức sự kiện. Điều này cũng giúp chúng ta chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống có thể phát sinh ngoài ý muốn.
Khảo sát không gian sự kiện sẽ bao gồm các công việc như: khảo sát sảnh tiệc, khảo sát sảnh đón khách, khảo sát hành lang và các khu vực liên quan. Nếu như sự kiện của bạn có quy mô lớn với nhiều khách mời tham gia thì nên tìm địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội có không gian rộng rãi để khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện hơn cho người tổ chức.
Không nên thuê địa điểm quá nhỏ so với lượng khách mời thực tế dù họ có đến hay không.
Ngược lại đối với những sự kiện nhỏ, chúng ta không nên chọn diện tích nơi diễn ra sự kiện quá lớn, không chỉ gây tốn chi phí thuê mà còn gây loãng chương trình tổ chức. Riêng đối với các sự kiện lớn mở cửa tự do thì bạn nên chọn địa điểm thuê có nhiều phòng để có thể linh hoạt thay đổi phương án dự trù trong trường hợp khẩn cấp.
Một điểm quan trọng nữa mà các nhà tổ chức sự kiện nên quan tâm đến khi khảo sát địa điểm diễn ra sự kiện chính là mức độ an toàn cho người tham dự. Chúng ta nên tìm hiểu kỹ về công tác phòng cháy chữa cháy của tòa nhà cũng như những vật dụng chữa cháy đi kèm trước khi quyết định thuê địa điểm đó.
Đặc biệt cần lưu ý tìm hiểu lối ra thoát hiểm của tòa nhà nằm ở đâu, cách sơ tán các khách mời như thế nào trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn hay có gần bệnh viện cũng như gần với khu vực của cảnh sát, chính quyền địa phương không,... cũng nên được đề cập khi tìm địa điểm thuê.
Dù chỉ là một yếu tố nhỏ nhưng khu vực gửi xe cũng là yếu tố cần quan tâm đến khi lựa chọn vị trí tổ chức sự kiện Hà Nội. Thông thường các trung tâm hội nghị hay nhà hàng, khách sạn sẽ có bãi đậu xe riêng cho khách hàng. Tuy nhiên đối với một số địa điểm đặc biệt hơn như quán cà phê, sân vận động hay các điểm sự kiện ngoài trời, có chỗ để xa cách khá xa so với khu vực tổ chức. Điều này sẽ gây ra bất tiện không nhỏ cho khách mời vậy nên yếu tố này chúng ta nên cân nhắc kỹ tránh gây những rắc rối không đáng có cho sự kiện.
Tổ chức sự kiện ở đâu giá rẻ? Để trả lời được câu hỏi này bạn nên tham khảo mức giá của nhiều trung tâm tổ chức sự kiện ở nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định. Chất lượng dịch vụ và giá cả sẽ là 2 yếu tố quan trọng nhất mà chúng ta đem ra cân đo đong đếm giữa những địa điểm này với nhau. Nên bạn hãy dành ra thời gian và công sức để tìm kiếm cũng như phân tích để tìm ra nơi phù hợp nhất.
Nếu sự kiện có quy mô lớn và có nhiều hạng mục quan trọng liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện thì tốt hơn hết bạn nên tìm đến các đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sự kiện để nhận được tư vấn tốt nhất.
Bạn cũng có thể tham khảo không gian tổ chức sự kiện tại Cen X Space - chúng tôi tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chất lượng tại Hà Nội.
Với kinh nghiệm tổ chức và đồng tổ chức nhiều sự kiện lớn - nhỏ, Cen X Space có thể đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức các sự kiện lớn trên mọi lĩnh vực, các lễ ký kết song phương và đa phương. Khu vực sự kiện 500m2 với sức chứa lên đến 500 người trang bị:
Một số hình ảnh sự kiện diễn ra tại Cen X Space:
Ngoài ra Cen X Space còn được biết đến là một trong những đơn vị co-working space tại Hà Nội chất lượng nhất, với sứ mệnh đưa ra những giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành.
Sở hữu không gian thiết kế văn phòng mang hơi thở hiện đại, phóng khoáng, hòa mình cùng thiên nhiên, Cen X Space mong muốn sẽ giúp các quý khách hàng có địa điểm tổ chức sự kiện cũng như văn phòng làm việc điều kiện tốt nhất để tạo ra những giá trị riêng với mức chi phí hợp lý.
Trên đây là một số những lưu ý quan trọng mà chúng ta cần quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Khi nắm bắt được những vấn đề cần thiết, chắc chắn từ khâu chuẩn bị đến khâu tiến hành tổ chức sự kiện của bạn sẽ diễn ra thành công hơn!
Xem thêm:
Coworking space là gì? Lời khuyên vàng để có mô hình coworking đúng
Văn phòng hạng A là gì? Các tiêu chuẩn vàng của văn phòng hạng A
