Trường Vũ | 14.12.2022
Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong các yếu tố chính tạo nên thành công. Dưới đây là quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp dành cho các bạn tham khảo.
Đây là việc vô cùng quan trọng giúp cho ban tổ chức xác định được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Phân tích kỹ càng và hiểu rõ về thông tin cũng như tính chất của sự kiện sẽ đáp ứng được tối đa độ chính xác về diện tích, không gian, thiết bị cần cung cấp,...
Cụ thể, bạn có thể tìm hiểu chúng dựa trên các câu hỏi như sau:
Sau khi có câu trả lời cho các câu hỏi bên trên, ban tổ chức đã có thể bắt tay vào tìm kiếm các địa điểm phù hợp cho sự kiện của mình. Đối với các thành phố lớn như Hà Nội hay TP Hồ Chí Minh, các địa điểm tổ chức sự kiện có số lượng rất lớn và đa dạng. Tuy nhiên bạn có thể tìm kiếm và chọn lựa chúng trước thông qua các phương pháp như:
Khảo sát tình hình thực tế
Để đảm bảo được độ chính xác và uy tín thì người tổ chức cần phải tới khảo sát trên thực tế để định hình được sự kiện sẽ tiến hành như thế nào. Tùy vào tính chất và mục đích của sự kiện sẽ có những tiêu chí khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản, địa điểm tổ chức sự kiện cần đáp ứng được một số yếu tố sau:
Về kích thước, cần phù hợp để phục vụ cho sự kiện, đảm bảo tuân thủ được theo quy tắc. Ví dụ như các địa điểm trong nhà cần phải đủ chiều cao trần. Quy mô cần đủ diện tích cho số lượng người tham gia.
Về môi trường, cần phải thân thiện và hấp dẫn cho khách mời tham dự. Ví dụ ở địa điểm trong nhà cần có điều hòa không khí, độ sáng thích hợp, chỗ ngồi thoải mái, đảm bảo có thể nhìn được máy chiếu hoặc màn LED ở các góc có chỗ ngồi,... Còn với địa điểm outdoor, cần chú ý vấn đề che chắn, bảo vệ, đảm bảo an toàn cho người tham gia,...
Về chi phí, cần đảm bảo nằm trong giới hạn của ngân sách ban tổ chức, đã bào gồm trừ đi các chi phí cứng và có một khoản để dự trù phát sinh.
Ngoài ra, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần cân nhắc ưu tiên các điểm giao thông thuận lợi, có đầy đủ các thiết bị cần thiết như: internet, khu ăn uống, khu để đồ,...
Khi tiến hành đi thực tế khảo sát và đưa ra được lựa chọn cuối cùng, ban tổ chức sự kiện cần đàm phán và làm rõ với bên cho thuê về các vấn đề điều khoản, hạng mục. Ví dụ bạn cần trao đổi kĩ về các hạng mục, thỏa thuận về giá cả, dịch vụ đi kèm, quyền hạn và trách nhiệm sử dụng. Và để chắc chắn cũng như đảm bảo, hai bên cần tiến hành kí kết hợp đồng cho thuê.
Sau khi thỏa thuận xong, bên đi thuê địa điểm cần chú ý một số vấn đề sau:
Đây là bước mà nhiều người bỏ quên. Hãy luôn chú ý và theo dõi tình hình dựa trên các hệ thống trực tuyến của bên cho thuê hoặc ngay tại các phương thức liên hệ (điện thoại, email,...) để đảm bảo có thể hạn chế tối đa về các rủi ro. Trong trường hợp có sự cố, khi nắm được thông tin nhanh chóng, bạn có thể kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Với sứ mệnh của mình, Cen X Space hứa hẹn sẽ mang đến cho khách hàng không gian đẳng cấp nhất với mức chi phí tốt nhất. Là vai trò của người tiên phong, Cen X Space sẽ hỗ trợ tối đa cho các start-ups, tổ chức, cá nhân mong muốn tạo ra giá trị cho cộng đồng.
Cen X Space cung cấp các dịch vụ phòng hội thảo, phòng họp, sảnh sự kiện hiện đại và chuyên nghiệp. Chúng tôi có khu vực sự kiện rộng tới 160 mét vuông với sức chứa lên đến 130 người. Tại đây có thể đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức sự kiện dưới nhiều hình thức và lĩnh vực như: hội nghị song phương, đa phương, lễ ký kết,....
Cen X Space có đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như: màn LED 200”, hệ thống loa tiêu chuẩn sự kiện, hệ thống màn chiếu và máy chiếu, khu vực trà bánh, wifi miễn phí,... và đã đón tiếp hơn 2 triệu lượt ghé thăm từ các khách hàng hội thảo, sự kiện, cùng nhiều đoàn phim sử dụng không gian phim trường Cen X Space.
Với không gian đẳng cấp, Cen X Space tự hào khi khẳng định là một trong số những đơn vị cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu Việt Nam. Mọi thông tin chi tiết xin vui liên hệ ngay với chúng tôi qua số điện thoại của từng cơ sở hoặc fanpage.
