Phụng Trâm | 09.09.2020
"Virtual Office" hay "Văn phòng làm việc ảo" là một khái niệm đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và được du nhập vào Việt Nam từ năm 2006. Kể từ khi tiếp cận khái niệm này, nhiều công ty đã sử dụng nó một cách hiệu quả nhằm cung cấp một địa chỉ giao dịch uy tín, các thông tin về doanh nghiệp ( SĐT, fax, đặt biển hiệu công ty,...). Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang có nhu cầu thuê văn phòng ảo nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy đọc bài viết này ngay để được hướng dẫn làm hợp đồng thuê văn phòng làm việc ảo ngay nhé!
Văn phòng làm việc ảo, hiểu đơn giản là một địa chỉ văn phòng cho thuê nếu bạn có nhu cầu sử dụng làm nơi giao dịch hay thành lập công ty mới. Đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp cho người mua các tiện nghi cần thiết như một văn phòng thuê thật, bao gồm:
- Địa chỉ giao dịch và đăng ký Giấy phép kinh doanh.
- Bảng điện tử có tên công ty của bạn.
- Được đặt bảng tên công ty tại tòa nhà nơi thuê làm văn phòng ảo.
- Nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm trả lời điện thoại và đón khách.
- Dịch vụ Internet có dây và không dây theo yêu cầu
- Số fax
- Khu vực để tiếp đón, gặp gỡ khách hàng
- Hỗ trợ làm thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp
- Cung cấp các thiết bị văn phòng theo tiêu chuẩn
- Cung cấp phòng họp
- Cung cấp chỗ ngồi vãng lai
“Văn phòng làm việc ảo” là khái niệm được các doanh nghiệp trẻ sử dụng hiệu quả (Ảnh: internet)
Khi thuê địa điểm làm văn phòng ảo, khách hàng không nhất thiết phải di chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến nơi đăng ký mà chỉ cần đặt biển tên công ty, logo công ty mình tại đó. Điều này rất thuận lợi với những công ty start - up hoặc công ty có tính chất hoạt động không thường xuyên ở tại văn phòng. Tất cả các giấy tờ, bưu phẩm, thư từ sẽ được gửi đến địa chỉ đăng ký này và lễ tân của văn phòng làm việc ảo sẽ có trách nhiệm tiếp nhận và bàn giao đến tận tay bạn.
Với các doanh nghiệp mới được thành lập, điều kiện ngân sách không đủ nhiều để thuê một nơi làm văn phòng hoặc công ty có ít nhân sự và không thường trực, việc thuê văn phòng ảo sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí đầu tư ban đầu một cách tốt nhất. Mặt khác, bên trong các thành phố lớn, chi phí cho việc thuê văn phòng làm việc thực tế tương đối đắt đỏ và cũng khó khăn để tìm kiếm một địa điểm thích hợp.
Lợi ích lớn nhất của việc thuê văn phòng làm việc ảo là tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bạn không cần chuẩn bị một số vốn lớn để thuê dài hạn, đầu tư trang thiết bị văn phòng, chi trả dịch vụ phát sinh mà vẫn có những quyền lợi như thuê văn phòng làm việc thực tế.
Tại văn phòng ảo, bạn vẫn có thể được lễ tân hỗ trợ đầy đủ và sử dụng nhiều như các văn phòng truyền thống (Ảnh: internet)
Các đơn vị cho thuê văn phòng ảo đều sẽ cung cấp và chăm sóc khách hàng bằng những dịch vụ tuyệt vời, doanh nghiệp vừa có một địa chỉ uy tín với đội ngũ nhân viên đại diện nhiệt tình - tận tâm - trách nhiệm để xử lý các công việc cho bạn trong phạm vi cho phép. Hơn nữa, các địa chỉ cho thuê văn phòng làm việc ảo đa phần nằm tại những vị trí đẹp, đắc địa như mặt tiền của khu phố lớn, gần kề những công ty, tập đoàn danh tiếng, những địa điểm dịch vụ chất lượng, rất thích hợp khi có nhu cầu tiếp đón khách hàng.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập nhu cầu thuê văn phòng làm việc ảo lớn vì cần tập trung chi phí cho hoạt động kinh doanh, chắc chắn sẽ thắc mắc không biết thuê văn phòng ảo liệu có được sự công nhận của pháp luật hay không?
Có thể khẳng định, văn phòng làm việc ảo hoàn toàn mang tính hợp pháp, được nhiều công ty coi như phương án tiết kiệm chi phí hữu ích so với thuê văn phòng truyền thống, góp phần mang lại thành công cho doanh nghiệp.
Cần lưu ý khi lập hợp đồng thuê văn phòng làm việc ảo cũng cần tuân thủ theo những quy định về hợp đồng thuê văn phòng thông thường, xem xét kỹ càng để chắc chắn địa điểm đó có đầy đủ các yếu tố thích hợp cho doanh nghiệp của bạn.
- Nghiên cứu các điều khoản hợp đồng đưa ra: Hai bên cùng nhau tiến hành rà soát lại toàn bộ nội dung các điều khoản trong hợp đồng, giấy tờ có liên quan trước khi ký kết. Nên nhờ luật sư giúp đỡ và tư vấn để phát hiện các vấn đề có thể xảy ra sau khi ký kết.
- So sánh mức giá, diện tích mặt bằng thuê: Đa số đơn vị cho thuê quy định hợp đồng thuê văn phòng ảo có mức giá được tính theo đơn vị m2. Đây cũng là đặc điểm để nhiều đối tượng lợi dụng gây nhầm lẫn cho người thuê văn phòng khi căn cứ diện tích thuê bao gồm cả các khoảng trống không sử dụng như: hành lang, thang máy,... Do đó, 2 Bên thuê và cho thuê cần thống nhất hình thức tính diện tích và giá thuê phòng trong hợp đồng.
- Xem xét về thời hạn thuê văn phòng làm việc ảo: Đa phần các doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động kinh doanh sẽ không có ý định thuê văn phòng lâu dài. Do đó khi lập hợp đồng thuê văn phòng ảo, bên cho thuê cần đưa ra thời hạn thuê nhất định từ 1 - 3 năm để tránh rủi ro.
- Danh mục các hoạt động được cho phép và hạn chế: Khi đã ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo, việc chuyển nhượng hoặc di chuyển không gian làm việc là không thể tránh khỏi. Hầu hết người chủ cho thuê đều muốn hạn chế quyền sử dụng hợp pháp được cho phép của bên thuê. Nên nếu bạn muốn tận dụng văn phòng ảo để cho thuê lại một phần không sử dụng đến, cần hỏi ý kiến bên cho thuê và hơn hết là đề cập vấn đề này trước trong điều khoản hợp đồng.
Tham khảo mẫu Hợp đồng cho thuê lại văn phòng ảo tại đây.
- Chi phí đề phòng lạm phát khi thuê văn phòng: Nhiều trường hợp bên cho thuê sẽ tính chi phí thuê cao hơn mức bình thường từ 10-15% để thu lợi nhuận nên bạn phải có những tính toán chính xác chi phí thuê trong khoảng ngân sách cho phép.
- Mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc ảo: Cuối cùng, khi đã tham khảo và cân nhắc những yếu tố cần thiết, 2 Bên hãy thống nhất soạn ra một hợp đồng trong đó có đầy đủ các điều khoản theo quy định của pháp luật cũng như trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên. Trên thực tế, hợp đồng cho thuê văn phòng ảo có hình thức giống hợp đồng thuê văn phòng thông thường, chỉ khác về tính chất sử dụng. Tuy vậy, sẽ tốt hơn nếu có sự chứng kiến của luật sư để hạn chế những tranh chấp và rủi ro phát sinh.
Tải ngay mẫu Hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc ảo.
Khi ký kết một hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc ảo, doanh nghiệp của bạn sẽ giảm thiểu được rất nhiều chi phí cũng như các vấn đề phát sinh để tập trung phát triển kinh doanh. Do đó, có thể khẳng định, dù là văn phòng ảo nhưng giá trị đem lại là thật!
