Phụng Trâm | 04.09.2020
Làn sóng khởi nghiệp hiện nay khiến nhiều công ty mới, đa dạng về hoạt động, hình thức kinh doanh ra đời. Làm chủ một doanh nghiệp, bạn chắc chắn sẽ có giai đoạn phải mở rộng mô hình kinh doanh và cần địa điểm làm việc phù hợp. Vậy, khi có nhu cầu thuê một địa điểm làm văn phòng, bạn phải nắm rõ về các thủ tục, hợp đồng cho thuê văn phòng và những giấy tờ liên quan theo đúng pháp luật quy định.
Là một loại văn bản quan trọng đối với khách hàng cần thuê địa điểm làm văn phòng, hợp đồng thuê văn phòng phải đảm bảo tính rõ ràng, chính xác về nghĩa vụ, quyền lợi của Bên thuê và Bên cho thuê. Tuy nhiên, có không ít trường hợp trong quá trình giao dịch thuê địa điểm làm văn phòng, các bên không để ý hoặc không làm rõ các điều khoản có trong hợp đồng thuê dẫn đến phát sinh tranh chấp, kiện tụng. Do vậy, để tránh những rủi ro không đáng có, hãy cùng Cen X Space trả lời những câu hỏi dưới đây.
Khi có nhu cầu thuê văn phòng làm việc, bạn cần nắm rõ những thủ tục quy định theo pháp luật (Ảnh: Cen X Space)
Kể từ ngày 01/01/2017 căn cứ các quy định tại Luật nhà ở năm 2014 và Bộ luật Dân sự 2015 với những trường hợp xác lập hợp đồng thuê nhà ở, hợp đồng thuê nhà ở với mục đích khác (Làm văn phòng làm việc, địa điểm kinh doanh,...) thì sẽ không bắt buộc phải công chứng, chứng thực giấy tờ hợp đồng, điều này được thống nhất trong tất cả các văn bản pháp luật có liên quan.
Theo đó, những dạng hợp đồng cho thuê văn phòng như thuê nhà làm văn phòng sẽ không bắt buộc phải công chứng và chứng thực hợp đồng. Tuy nhiên để đảm bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp, bạn vẫn nên lập và công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng sau khi đạt được thỏa thuận giữa 2 Bên để làm căn cứ xác minh.
Công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng có quan trọng không? (Ảnh: internet)
Còn trong trường hợp khách hàng muốn thuê văn phòng của tổ chức có tư cách pháp nhân có chức năng cho thuê văn phòng (các đơn vị có tòa văn phòng cho thuê chuyên nghiệp) thì hợp đồng cho thuê không cần công chứng, chứng thực, bởi theo quy định về hợp đồng thuê văn phòng, cả bên thuê và bên cho thuê đều có đầy đủ tư cách pháp nhân, có điều kiện xuất hóa đơn theo yêu cầu và chịu sự điều chỉnh của pháp luật liên quan trong hoạt động kinh doanh của các đối tượng đó.
Khi đã tìm được địa điểm làm văn phòng ưng ý và đáp ứng đủ những tiêu chí bạn cần, hãy nhanh chóng thỏa thuận với bên cho thuê lập hợp đồng trong đó làm rõ các điều khoản, quyền lợi 2 Bên trên cơ sở tuân thủ quy định của pháp luật. Những loại giấy tờ bạn cần chuẩn bị như sau:
Là văn bản trong đó thỏa thuận về các điều khoản, trách nhiệm, lợi ích giữa bên thuê và bên cho thuê. Bởi mỗi một doanh nghiệp lại có những mẫu hợp đồng thuê khác nhau, do đó, trước khi xác lập hợp đồng thuê văn phòng, bạn nên nhờ một luật sư tư vấn và kiểm tra lại toàn bộ những nội dung có trong văn bản để đảm bảo độ chính xác. Chi phí cho dịch vụ này tuy không lớn nhưng lại rất quan trọng đối với việc hạn chế và xử lý các mâu thuẫn phát sinh sau khi xác lập hợp đồng.
Tải mẫu Hợp đồng thuê văn phòng tại đây.
Tham khảo thêm: Mẫu Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện
Khoảng 1 tháng trước thời điểm hợp đồng đến thời hạn kết thúc, phía ban quản lý tòa nhà mà khách hàng đã thuê làm văn phòng thường sẽ gửi trước cho bên thuê một thông báo/văn bản gia hạn hợp đồng để bên thuê nắm được thời gian và cân nhắc gia hạn thêm thời gian thuê văn phòng.
Tải mẫu Đơn xin gia hạn hợp đồng cho thuê văn phòng tại đây.
Trong trường hợp hết thời hạn thuê văn phòng, nếu bên thuê có mục đích chuyển đổi địa điểm thuê, không muốn tiếp tục gia hạn hợp đồng với bên cho thuê văn phòng thì cần bên thuê phải soạn thảo một công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng và tiến hành thông báo với bên cho thuê để thanh lý, chấm dứt hợp đồng sau khi đạt được sự đồng ý của bên cho thuê.
Trong công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, bên thuê bắt buộc phải trình bày đầy đủ thông tin, lý do chấm dứt hợp đồng.
Tải ngay mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng tại đây.
Trong quá trình thuê địa điểm làm văn phòng, nhiều khách hàng mong muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê sớm hơn thời điểm hết hạn hợp đồng vì nhiều lý do khác nhau: mặt bằng không đủ đáp ứng không gian làm việc cho nhân sự, thay đổi lĩnh vực kinh doanh nên cần chuyển đổi trụ sở làm việc đến nơi phù hợp hơn, doanh nghiệp giải thể,…. Nếu xảy ra những trường hợp kể trên, khách hàng nên chuẩn bị công văn chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng trước thời hạn dựa trên công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, trình bày rõ lý do chấm dứt và đề ra phương án giải quyết các thủ tục sau khi kết thúc hợp đồng.
Hầu hết những bên cho thuê văn phòng đều cho khách hàng của mình được quyền cho thuê lại văn phòng nếu mặt bằng thuê không sử dụng hết. Điều này được nhắc đến hoặc quy định sẵn trong hợp đồng thuê văn phòng giữa 2 Bên. Khách hàng muốn cho thuê lại văn phòng cần đáp ứng được những quy định về hợp đồng thuê văn phòng, điều kiện quy mô phần mặt bằng cho thuê lại, kê khai thuế,.... để từ đó lập hợp đồng cho thuê lại văn phòng chính xác nhất, bảo đảm nghĩa vụ, quyền lợi, lợi ích của các bên.
Tham khảo mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng ngay.
Hợp đồng cho thuê lại văn phòng được soạn thảo trên cơ sở quy định mới của Bộ Luật Dân Sự năm 2015 và các quy định pháp luật về kinh doanh năm 2017. Tùy thuộc vào hoàn cảnh và tính chất của việc cho thuê lại văn phòng mà hợp đồng có thể khác hoặc tương đồng với hợp đồng cho thuê văn phòng thông thưởng.
Tham khảo mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng ngay.
Nắm bắt được những điều cần thiết ngay từ khi lập hợp đồng cho thuê văn phòng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp của bạn có một chỗ đứng vững chắc đồng thời tạo được độ tin cậy giữa bên thuê và bên cho thuê, tránh những rủi ro, tranh chấp không đáng có.
Xem thêm:
6 Lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội
Văn phòng hạng A là gì? Các tiêu chuẩn vàng của văn phòng hạng A
Lợi ích của doanh nghiệp khi thuê văn phòng trọn gói
Coworking space là gì? Lời khuyên vàng để có mô hình coworking đúng
