Phụng Trâm | 11.12.2020
Để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội ở không gian ngoài trời là điều vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Vậy để chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp thì cần phải lưu ý gì, hãy tham khảo bài viết sau đây.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những hình thức tổ chức được nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn. Bởi nó lại không gian thoáng đãng, thoải mái hơn hơn nữa khi tổ chức sự kiện ngoài trời bên nhà tổ chức cũng sẽ có những ý tưởng sáng tạo độc đáo hơn so với tổ chức sự kiện ở trong không gian bị bó hẹp trong nhà.
Việc khảo sát, tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện ở không gian ngoài trời là điều vô cùng cần thiết bởi việc này sẽ giúp chúng ta có một cái nhìn tổng quan thực tế và xem xét địa điểm này liệu có phù hợp với sự kiện sắp diễn ra hay không? Nó có đáp ứng được lượng khách mời và phù hợp với nội dung của sự kiện 20. Từ đó chúng ta sẽ đưa ra quyết định và lên những ý tưởng cụ thể cho việc bố trí sắp xếp tổ chức sân khấu.
Ngoài ra chúng ta cũng cần xem xét đến tình hình giao thông tại khu vực này, phương tiện đi lại có thuận tiện hoặc có thường xuyên bị tắc đường hay không?
Nếu như tổ chức sự kiện tại khách sạn hay resort chúng ta sẽ được bố trí sẵn khu vực bãi đậu xe thì tổ chức sự kiện ngoài trời thì lại không, vấn đề tìm nơi để đỗ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Bên phía tổ chức sự kiện phải chủ động tìm kiếm hoặc sắp xếp bãi để xe cho khách mời. Các bạn có thể liên hệ các khu vực bãi giữ xe gần đó hoặc tự mình lên kế hoạch tổ chức một địa điểm sửa xe tại sự kiện.
Bên phía tổ chức sự kiện cần chuẩn bị mọi thứ thật kỹ để tránh những rủi ro có thể xảy ra. Tùy theo tính chất của sự kiện nếu như sự kiện mà chúng ta chuẩn bị các phương án khác nhau. Nếu sự kiện dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy nhưng nếu là một tổ chức sự kiện dành cho nhiều khách hàng lớn ở khu du lịch sinh thái thì đối tượng được mở ra đa số là các doanh nhân họ sẽ cũng đi cùng gia đình và sẽ đi bằng phương tiện ô tô. Do vậy sẽ tốn khá là nhiều diện tích, vậy nên bạn cần khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện để để sắp xếp sao cho thật chu đáo .
Trước khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội với không gian ngoài trời, chúng ta phải tìm hiểu kỹ về thời tiết vào thời gian bạn định tổ chức sự kiện có tốt hay không. Bởi yếu tố thời tiết được coi là một yếu tố có vai trò quyết định đến sự thành công một sự kiện được tổ chức ở ngoài trời. Vậy nên nắm rõ tình hình thời tiết sẽ giúp chúng ta có những bước chuẩn bị các phương án để phòng trong trường hợp trời mưa hoặc gió quá lớn.
Đồng thời cũng cần xem xét tại địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có bạt che chắn khi trời bất ngờ đổ cơn mưa hay không, hoặc hệ thống loa cần thay thế, hỗ trợ khi trời mưa gió loa của ban tổ chức gặp sự cố và có phương án xử lý.
Tại địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà thì việc phụ trách đồ ăn hay nước uống thường sẽ do bên nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên nếu như tổ chức tại các khu vực bên ngoài thì việc chuẩn bị đồ ăn, nước uống cho khách mời là trách nhiệm mà bên tổ chức sự kiện. Vậy nên chúng ta cần lưu ý ngoài việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, thức ăn cũng phải phù hợp với khẩu vị của khách hàng. Do đó khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội ở không gian ngoài trời chúng ta nên lưu ý đến yếu tố quan trọng trên.
Kiểm soát vấn đề an ninh khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời với số lượng khách mời tham gia đông đảo là một vấn đề khó khăn cho các nhà tổ chức sự kiện. Bởi không phải địa điểm sự kiện nào ở ngoài trời cũng sẽ có sự hỗ trợ về mặt an ninh của bên cho thuê địa điểm. Do vậy mà nếu không lựa chọn được các địa điểm có hỗ trợ về mặt an ninh thì chúng ta nên chuẩn bị sẵn nhân sự để phòng trường hợp xấu xảy ra.
Tại các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời với số lượng khách mời khi tham gia nhiều nhưng không phải ai cũng sẽ có ý thức vệ sinh tốt. Vậy nên các nhà tổ chức sự kiện nên đặt nhiều thùng rác xung quanh với các biển thông báo cũng như bố trí nhân viên dọn dẹp thường xuyên để đảm bảo mỹ quan.
Để tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện Hà Nội ở không gian ngoài trời gặp một vấn đề không hề đơn giản và mong rằng với những thông tin chia sẻ của chúng tôi trên đây có thể sẽ giúp bạn lựa chọn được một địa điểm tổ chức phù hợp với nhu cầu của mình.
